Cara membuat beberapa pertanyaan terstruktur ketika meringkas sistem telepon baru - Bagaimana-Untuk

Cara membuat beberapa pertanyaan terstruktur ketika meringkas sistem telepon baru

Ini cara berfokus pada 4 bidang utama dan mengajukan beberapa pertanyaan yang mungkin ingin Anda pertimbangkan ketika melihat sistem baru. Ini sama sekali tidak lengkap tetapi harus menyediakan beberapa struktur untuk proses tersebut.

Saya ingin memiliki pandangan lain dari komunitas tentang faktor tambahan penting lainnya untuk dipertimbangkan.

Total 4 langkah

Langkah 1: Infrastruktur apa yang Anda miliki sekarang dan ke mana arah infrastruktur Anda?

1. Apakah Anda menggunakan analog, sirkuit PRI / ISDN atau apakah Anda sudah menggunakan IP. Apakah Anda ingin tetap menjalankan beberapa layanan pada analog yaitu mesin faks, saluran alarm, PDQ. Apakah mereka bagian dari rentang DDI Anda? Apakah Anda terbuka untuk memindahkan layanan faks ke faks ke layanan email / yang dihosting?

2. Jika Anda berpikir IP, berapa kecepatan data Anda naik dan turun, dapatkah Anda memprioritaskan paket suara daripada data. Bisakah Anda mendapatkan QOS dan jika demikian atas CODEC idealnya Anda ingin menjalankan pada tingkat CODEC kualitas tertinggi yaitu G.711?

3. Apakah Anda merasa nyaman dengan stabilitas koneksi data Anda? Apa yang akan Anda lakukan jika ingin turun? Ini biasanya merupakan kegagalan VOIP yang paling umum. Orang-orang dapat berhemat $$$$ atau tidak mengkonfigurasi konektivitas data mereka dengan benar. Akibatnya itu menjadi neraka hidup.

4. Berapa rentang waktu yang diperlukan untuk memodifikasi infrastruktur Anda?

5. Apakah Anda memiliki cukup waktu dan sumber daya untuk mengelola perubahan ini?

6. Seberapa mengganggu bagi seluruh organisasi Anda?

7. Seperti apa LAN Anda dan jarak apa yang Anda tempuh, kabel kualitas apa yang Anda miliki karena kabel murah dapat berdampak pada suara?

8. Apakah Anda merasa nyaman dengan mendukung router yang lebih kompleks, firewall, enkripsi yang tepat dari paket IP Anda, akankah PC Anda mendukung telepon lunak, apakah mereka memiliki kartu suara yang tepat, dll?

9. Seperti apakah ponsel atau handset lunak pengguna akhir, apakah mudah digunakan dan seberapa kuat mereka?

10. Apakah Anda terikat secara kontrak dengan infrastruktur lawas, seperti apa “efek kupu-kupu” di seluruh sistem TI Anda yang lain?

11. Berapa biaya perubahan itu? Apakah ini ROI palsu?

Langkah 2: Produsen dan pendekatan apa yang benar?

1. Apa pro dan kontra PBX berbasis situs, PBX yang diaktifkan IP, dan sistem yang dihosting?

2. Apakah ada permainan teknologi baru yang Anda butuhkan untuk pembuktian di masa depan dan apa yang akan terjadi, apakah MS Lync akan mengatasi semua hal lain dalam 2 tahun? Apakah sistem baru Anda harus kompatibel dengan Lync?

3. Produsen mana yang berinvestasi di bidang yang tepat, apa strategi R&D mereka mis. Beberapa mungkin terlihat baik sekarang tetapi berkencan sangat cepat, sementara yang lain akan berevolusi dengan bisnis Anda dengan baik. Apakah Anda ingin menjadi open source, apakah Anda punya waktu, energi, dan perlindungan untuk hidup bersama hari ini di atas beban kerja normal Anda?

4. Jangan terkecoh bahwa semua fitur sama. Anda benar-benar harus masuk ke detail untuk melihat apakah itu memberi Anda apa yang Anda inginkan terutama jika Anda melihat integrasi CRM, kepatuhan, rencana perutean dan bagaimana informasi manajemen dikumpulkan dan disajikan. Seringkali sekali Anda menggali di bawah permukaan, Anda akan menemukan mereka terpisah beberapa mil.

5. Jika Anda melihat SIP, pastikan penyedia SIP Anda memiliki fungsi terbaik. Tidak semua batang SIP sama. Siapa yang bisa ditelaah oleh penyedia SIP, kualitas dan harga. Seberapa mudah untuk port jauh dari mereka?

6. Jika Anda akan mencari sistem berbasis situs melihat biaya perawatan, seberapa cepat mereka berhenti memasok atau mendukung versi yang lebih lama dan seberapa mahal bagian-bagian ini. Lihatlah ROI selama periode 3, 5, dan bahkan 7 tahun.

7. Pilih perusahaan yang akan bekerja sebagai mitra, bukan sebagai wam, bam terima kasih pemasok mam. IP sering berarti bahwa demarkasi tradisional menjadi kabur dan pasangan Anda perlu berpikir ke depan, berpengalaman dan mengambil pendekatan tim dengan Anda dan semua pemasok Anda yang lain. Mengarahkan jari adalah hal terakhir yang Anda butuhkan jika Anda mencoba sesuatu yang baru.

Langkah 3: Apa tujuan akhir bisnis dalam kaitannya dengan sistem baru?

1. Apakah itu mengganti sistem yang terlalu mahal untuk dirawat, sulit untuk mendapatkan bagian, menjadi salah, menjadi lebih besar dan biaya upgrade memaksa tangan Anda untuk melihat opsi lain?

2. Apakah Anda menggunakan drive yang hemat biaya jangka pendek, mis. Menjauh dari infrastruktur tradisional ke batang SIP dan konektivitas data?

3. Perubahan infrastruktur / fasilitas Anda yaitu situs baru, situs sementara, pemindahan lokasi, merger atau akuisisi dan model pekerjaan rumah?

4. Mencari untuk merutekan panggilan secara lebih efektif di antara lokasi, efisiensi staf di lapangan, kesinambungan bisnis / persyaratan pemulihan bencana?

5. Apakah Anda mencari perutean panggilan masuk yang lebih efektif, yaitu IVR, perutean panggilan cerdas ke dalam lingkungan pusat panggilan, langkah perubahan dalam manajemen panggilan, penyelesaian titik nyeri tertentu, persyaratan peraturan, rekaman panggilan, integrasi basis data?

6. Apakah Anda mencari administrasi yang lebih mudah yaitu menjauh dari kode kikuk lama - portal web yang merupakan GUI intuitif atau bahkan administrasi multisite terpusat?

7. Informasi manajemen apa yang Anda atau dewan / manajer lain butuhkan? Apakah Anda perlu memiliki laporan harian tentang aktivitas agen, kehilangan panggilan, waktu menjawab, waktu untuk menjawab, papan dinding, apakah panggilan meluap ke lokasi lain atau bahkan pusat panggilan outsourcing, bagaimana Anda memantau ini dll?

8. Anggaran apa yang Anda miliki dan apa lintasan bisnisnya yaitu apakah jumlah kepala stabil atau tidak stabil, apakah ia tumbuh atau menyusut, apakah Anda lebih suka model CAPEX atau model OPEX?

9. Apa dampaknya terhadap bisnis jika ponsel Anda mati selama sehari?

10. Seberapa pentingkah kelincahan, fungsionalitas, dan harga melebihi stabilitas dan optimisasi?

Langkah 4: Seperti apa nantinya manajemen perubahan dengan pengguna akhir?

1. Terkadang sistem terbaik yang tepat untuk perusahaan dibenci oleh pengguna akhir, yang akan berteriak dan menjerit dan memberikan suara dengan kaki mereka.

2. Rasakan seberapa terbuka mereka untuk berubah dan buat mereka untuk membeli ke dalam sistem yang baru terlebih dahulu dan bagaimana hal itu akan membantu mereka.

3. Pelatihan, dukungan, pelatihan, dan bahkan lebih banyak lagi dukungan. Jika Anda bisa mendapatkan promotor di semua departemen secara konstan bekerja dengan pengguna akhir di seluruh perubahan. Ini adalah waktu dan uang yang dihabiskan dengan baik dalam buku saya.

4. Promosikan manfaat di semua tingkat penempatan pasca organisasi dan terus-menerus melibatkan pasangan Anda dengan manajemen menengah Anda untuk memastikan sistem dioptimalkan untuk memberi Anda apa yang benar-benar dibutuhkan organisasi Anda. Seringkali, sistem baru dengan informasi manajemen yang baik akan menyoroti masalah dan masalah kinerja yang Anda bahkan tidak pernah tahu ada. Anda kemudian akan membutuhkan pasangan Anda untuk dapat berevolusi untuk membantu menyelesaikan masalah ini.

Memilih sistem baru tidak semudah dulu, dan pasar menjadi semakin berbasis perangkat lunak. Ini membawa peluang besar untuk bisnis tetapi juga bisa dibilang tingkat kerumitan ketika memilih platform baru.

Seringkali kualitas jawaban yang kami dapatkan dari pemangku kepentingan internal, konsultan dan vendor sama-sama berasal dari kualitas pertanyaan yang kami ajukan di tingkat pelingkupan.

Semua pemikiran dan gagasan tambahan dipersilakan agar kita dapat menghindari dan mematangkan cara ini.

Saya harap ini membantu;)